О том, как нанимать IT-специалистов

Продолжаем переводить для вас советы от команды Toggl — экспертов в удаленной работе. В этот раз речь пойдет об адаптации новичков в команде: что нужно сделать в самом начале, почему так важны видеозвонки и как помочь новому сотруднику поскорее влиться в рабочий процесс.

Процесс адаптации на рабочем месте может влюбить вашего нового сотрудника в компанию или испортить мнение о вас навсегда. Вступление в новую команду это всегда нервная процедура, а перед удаленными компания встает дополнительный челлендж — провести весь процесс максимально эффективно онлайн.

Самый простой путь для успешной адаптации нового удаленного сотрудника состоит из двух основных вещей: комфортного внедрения в команду и эффективного начала индивидуальной работы.

Знакомство сотрудника с культурой вашей удаленной команды
Первый важный шаг — объяснить новому сотруднику основные аспекты вашей командной культуры, как все работает. Не забудьте о следующих моментах:

  • Основные ценности команды (толерантность, вовлеченность, взаимопомощь);
  • Ключевые факторы для эффективной удаленной коммуникации — личной и профессиональной (как работают чаты, как сделать свою работу прозрачной, как отчитываться о своем прогрессе);
  • Подход к личным встречам или командным собраниям;
  • Политика по отношению к отпускам;
  • И т.п.

Экскурс в работу особенно важен, если человек вообще раньше не работал удаленно, но не следует забывать и о тех, у кого опыт удаленки есть, — правила и методики для эффективной дистанционной работы могут различаться даже в очень похожих компаниях.

Разговаривайте обо всем больше, чем нужно. Лучше быть испорченной пластинкой, повторяющей мелодию снова и снова, чем иметь нового члена команды, который чувствует себя обделенным или не знает, чего от него ожидают.
Анника Хеленди, TeamWeek

Необязательно составлять корпоративную инструкцию по поведению или сборник советов по общению, но общее правило для всех компаний — оформить основные тезисы в один документ, с которым любой сотрудник может ознакомиться. Zapier — одна из лучших компаний, о которой стоит упомянуть, когда речь идет о четких внутренних правилах: в публичном доступе есть кодекс поведения, который используется в команде.

Прописанные правила полезны для всех сотрудников в компании (еще круче, если вы продолжаете работать над ними всей командой), но особенно для новичков, которые еще не знакомы с людьми, культурой и атмосферой в вашей компании — правила помогут им чувствовать себя спокойнее. Так что, если у вас еще нет рабочей методички для вашей команды, составьте ее и дайте каждому сотруднику возможность ее улучшать. Но не относитесь к документу как к строгому бюрократическому справочнику. Это лишь способ укрепить культуру команды с помощью фиксации идей.

Личное знакомство с командой
Даже если во время собеседования вы много раз разговаривали с новым сотрудником по видеосвязи, важно сделать это снова после того, как вы его наняли. Интервью — нервное мероприятие, из-за отчаянного желания сделать все правильно и создать хорошее впечатление они могут даже не помнить ваше лицо.

Для удаленной команды важно, чтобы новичок поскорее запомнил как можно больше имен, лиц и голосов. Если у вас достаточно времени и ресурсов, рассмотрите возможность пригласить новичка в вашу штаб-квартиру (если она у вас есть) или организуйте знакомство всей команды с ним сразу после найма.

Отношения могут быть построены только при личном знакомстве и поддерживаться с помощью видеозвонков, а не наоборот.
Стен Тамкиви, Teleportl

На самом деле, общение с командой проясняет многие непонятные человеку моменты и позволяет новичку, как и бывалым сотрудникам, легче понять свое совместное будущее.

Конечно, незамедлительное знакомство команды с новым сотрудником сразу после найма — это идеальный сценарий вступления в должность. Но если вы нанимаете много людей, это практически нереально сделать — немногие компании могут себе позволить собирать команду каждый раз, когда появляется новый сотрудник. К счастью, без этого можно обойтись, поскольку мы живем в волшебную эру видеозвонков.

Видеозвонки — лучшая альтернатива реальной встрече — дают новичкам возможность пообщаться с глазу на глаз, задавать волнующие вопросы и помогают строить более крепкие личные взаимоотношения с сотрудниками — полезно наблюдать за языком тела собеседника и поддерживать зрительный контакт, пусть и на экране.

Помимо того, что ваш новый сотрудник должен лично общаться с людьми, с которыми он будут тесно сотрудничать, нужно подталкивать его к общению с товарищами из других отделов. В Zapier, например, для этого существует система партнерства между сотрудниками из разных команд:

Поскольку наша компания выросла, становится труднее знать всех товарищей по команде. Мы придумали простой способ, чтобы смягчить это обстоятельство — каждую неделю в случайном порядке каждый сотрудник получает собеседника для 10-15-минутного разговора, это может быть сотрудник любого отдела.

Мы болтаем о жизни, работе или о чем-то интересном. Иногда в таких разговорах рождаются новые дополнения к продукту, а иногда это просто весело. В любом случае, это помогает каждому сотруднику лучше узнать своих товарищей по команде.

Одна из самых важных вещей в работе — лично познакомиться с сотрудниками команды. Мы выяснили, что такой метод как «приятельская неделя» с рандомным выбором сотрудника для общения, помогает минимизировать проблемы удаленной работы.
Алари Ахо, Toggl

Помимо звонков, есть несколько вещей, которые вы можете сделать просто в общем чате команды, чтобы помочь новому сотруднику узнать других людей и наоборот.

Отлично помогает растопить лед неловкости такая практика — каждый новичок отвечает на пять вопросов и скидывает свои ответы в общий чат, а затем может прочитать, что на это написали другие ребята. Случается, что люди обнаруживают, что они выросли в одном городе или путешествовали по одним и тем же местам. Это потрясающее начало разговора и полезный инструмент для знакомства.
Бекка Ван Недеринен, Help Scout

Помимо организации таких вещей, как общение с рандомным сотрудником, не забудьте посоветовать своей команде самостоятельно знакомиться с новичками. Таким образом у вас будет меньше проблем с их адаптацией, а у сотрудников — хорошие взаимоотношения, над которыми они сами смогут работать в будущем.

Доступ к рабочим инструментам
Убедитесь, что вы предоставили все необходимое для работы как можно быстрее после найма, чтобы ваш новый член команды мог влиться в работу сразу же, как он будет готов.
Речь идет о:

  • Создании личного адреса электронной почты компании;
  • Доступе к любым необходимым корпоративным аккаунтам (социальные сети, Wordpress и т. д.);
  • Присоединении ко всем инструментам общения в команде (Asana, Slack, Github и т. д.).

Снова к слову о внутренних документах — удобно иметь общедоступный список всех инструментов и каналов, которые команда использует в работе. Документ будет шпаргалкой для новичков на первое время и подмогой для остальных сотрудников, а также создаст обнадеживающее чувство структурированности и прозрачности в удаленной команде.

После перечисления инструментов, которые вы используете, важно обсудить их с вашим новым членом команды и узнать, есть ли у него опыт работы с ними.Если есть незнакомые новичку инструменты, лучше всего попросить сотрудника, который хорошо разбирается в теме, объяснить принципы работы и основные приемы, а не заставлять его самостоятельно разбираться. Поддержка и наставничество — ключ к успеху.

Начало индивидуальной работы
Итак, все внутренние рабочие процессы понятны каждому сотруднику, документы — доступны, каждый может предложить свою идею, а вам удалось наладить регулярное общение между новыми сотрудниками и всеми членами команды. Отличная работа! Теперь пришло время убедиться, что индивидуальный рабочий процесс вашего нового сотрудника начинается правильно.

Даже если вы четко определили задачи и обязанности для новой должности еще до найма человека, все равно важно быть предельно организованным и дотошным с вашим новым сотрудником.

Ожидания должны быть четко сформулированы. Мне нравится, когда у каждой зоны ответственности есть четко определенный набор целей с количественными результатами. Если у всех есть четкое понимание, ЧТО нужно сделать, вы можете дать людям самостоятельно решать, КАК именно это сделать.
Алари Ахо, Toggl

Объясните сотруднику еще раз, что вы ожидаете от него, каковы его прямые обязанности и, самое главное — с чего ему начать. В традиционной рабочей обстановке новички обычно проходят этап обучения на месте, но это не совсем подходит для удаленщиков, поэтому убедитесь, что вся необходимая им информация легко доступна.

Хороший вариант — создать общий документ, который человек может редактировать, писать в нем комментарии и добавлять что-то. Еще одним важным моментом является создание списка задач с четким перечислением действий и сроками выполнения. Если вы руководите удаленной командой, то, наверно, уже используете такие инструменты для таск-менеджмента ​​как Trello или Asana, поэтому убедитесь, что новичка добавили во все обсуждения, и поощряйте его инициативу по созданию новых досок задач при необходимости.

Кроме того, если ваша команда практикует регулярные индивидуальные звонки, имеет смысл проводить их немного чаще с вашим новым сотрудником, чем с остальной командой. Или в первые пару недель переписывайтесь с ним активнее, чтобы быть уверенным, что он не испытывает никаких трудностей.

В первые несколько недель работы сотрудника мы проводим собрание «GitLab 101», на котором новичок встречается с генеральным директором, чтобы узнать больше о компании и задать любые вопросы. Самая важное, что должны понять и принять сотрудники в самом начале работы в GitLab, —  это наша культура и наш рабочий процесс.
Саша Баннистер, GitLab

Совершенствование процесса адаптации
Как и другие процессы в командах (традиционных или удаленных) адаптация персонала должна постоянно меняться и улучшаться совместными усилиями. Каждое нововведение в вашу удаленную работу нужно анализировать на эффективность и результат. Узнайте, что работает лучше всего, оценивая, как новые и старые сотрудники реагируют на тот или иной процесс.

Помимо вашей собственной внешней оценки, самая полезная информация исходит прямо от сотрудников. После того, как новички проработают некоторое время (несколько недель, а затем снова через месяц), сядьте и спросите, что они думают о процессе онбординга. Например, можно задать такие вопросы:

  • Достаточно ли мы рассказали о ценностях команды и принципах общения, чтобы вы чувствовали себя комфортно и уверенно?
  • Мы понятно рассказали об инструментах и ресурсах, которые используем для эффективной повседневной работы?
  • Вы чувствовали, что вас поддерживают члены вашей команды в период адаптации?
  • Был ли момент, когда вы чувствовали себя некомфортно или лишним?
  • Что мы можем улучшить в процессе онбординга?

Будьте открыты, слушайте, не судите и не защищайтесь. Честная обратная связь — ключ к правильной оценке работы и улучшению вашего процессов.

В конце концов, все сводится к двум вещам — теплому приему и подробному инструктажу о том, как компания работает на уровне команды и на индивидуальном уровне.
Алари Ахо, Toggl

Совокупность хороших личных взаимоотношений, уверенности и чувства поддержки приведет к тому, что ваши новички будут счастливыми, включенными в рабочий процесс и замотивированными — именно то, что всем нам нужно!